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Was Sie schon immer über Dokumentenmanagement wissen sollten
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Was Sie schon immer über Do­kumen­ten­management wis­sen sollten

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, die wachsende Dokumentenflut bestmöglich zu beherrschen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Doch viele Unternehmen sind sich unsicher, welche Vorgeben, Gesetze und Richtlinien sie beim Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen beachten müssen. Der neue Leitfaden von bitkom soll helfen.

Dokumentenmanagement Software - Dokumente erstellen, erfassen, verarbeiten, bearbeiten, anzeigen, exportieren, drucken, archivieren…

Digitales Dokumentenmanagement gehört zu den Kernkomponenten einer Software für Enterprise Content Management. Im Grunde regelt ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dabei den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen unter­schiedl­ichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf. Die Folge: ein effizienteres Arbeiten. Doch modernes digitales Dokumentenmanagement umfasst weit mehr als das bloße Ablegen von Daten und Dokumenten.

Ein DMS sollte Informationen aus ver­schiedensten Quellen in elektronischen Akten bündeln, die alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten. Durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software ist man in der Lage, diese Anforderungen durchgängig zu erfüllen. Darüber hinaus werden Prozesse mittels intelligenter, (teil-)automatisierter Dokumentenzuordnungen optimiert.

Wie Sie DMS normkonform nutzen

Wenn Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme zur Archi­vierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ord­nungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), sei es die Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. "Der Gesetzgeber schreibt hierbei zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können", sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im bitkom, über die Probleme, die Unternehmen mit der Umsetzung haben.

Die neue "GoBD-Checkliste für Dokumenten­managementsystem" des Branchenverbands gibt an dieser Stelle Hilfestellung und erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagementsystemen die geltenden Vorschriften einhalten können.

DMS erleichtert das Arbeiten mit digitalen Dokumenten erheblich. Und das besonders zeit- und kostengünstig: So lässt sich nicht nur die Motivation, sondern auch die Effizienz in der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter steigern!

Wenn dann auch noch alle Ungewissheiten in puncto Vor­schriften, Normen und Grundsätzen geklärt sind, steht einem adäquaten und effizienten Dokumentenmanagement nichts mehr im Wege.

Die GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme steht für Sie auf der bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit.

 

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